המעבר הנרחב למשא ומתן וירטואלי אינו שינוי טכנולוגי בלבד, אלא שינוי מבני באופן שבו בני אדם תופסים כוח, אמון וקבלת החלטות. מחקרי משא ומתן, פסיכולוגיה ארגונית וכלכלה התנהגותית מצביעים על כך שהקשר שבו מתקיים משא ומתן, פיזי או דיגיטלי, משפיע באופן ישיר על תהליכי עיבוד מידע, על דינמיקות של השפעה ועל איכות ההסכמות המתקבלות.
לפיכך, ההשוואה בין משא ומתן פרונטלי לבין משא ומתן ויזואלי אינה שאלה של נוחות, אלא של התאמת טכניקה להקשר.
הבחנה מושגית: משא ומתן פרונטלי מול משא ומתן ויזואלי
משא ומתן פרונטלי מתרחש בסביבה משותפת פיזית, ומאופיין בריבוי ערוצי תקשורת סימולטניים: מילוליים, לא־מילוליים, הקשריים וסביבתיים.
משא ומתן ויזואלי (וידאו־מבוסס) מצמצם חלק ניכר מערוצים אלו ומעביר את מרכז הכובד לערוצים קוגניטיביים: ניסוח, מבנה, קצב ועיבוד רציונלי.
הבחנות אלו עולות בקנה אחד עם מסגרות מחקריות מוכרות בתחום התקשורת והארגון, ובהן Media Richness Theory, הטוענת כי איכות התקשורת מושפעת ממספר ועושר ערוצי המידע הזמינים, וכן מחקרי Distributed Teams, המצביעים על כך שעבודה ומשא ומתן בצוותים מרוחקים מחייבים מסגור ותיאום יזומים כדי לפצות על היעדר אינטראקציה בלתי־פורמלית.
מחקרים בתחום התקשורת הבין־אישית מצביעים על כך שככל שמספר ערוצי התקשורת מצטמצם, כך עולה חשיבות המסגור (framing) והמבנה על חשבון אינטואיציה וקריאת סיטואציה.
נוכחות פיזית לעומת נוכחות קוגניטיבית
במשא ומתן פרונטלי, הנוכחות הפיזית מייצרת מנגנוני ויסות הדדיים:
שמירה על נורמות, ריסון רגשי, והפחתת דה־פרסונליזציה. אינטראקציה פנים אל פנים מקשה על קבלת החלטות קיצוניות או נסיגה פתאומית, גם כאשר קיימים פערי אינטרסים.
לעומת זאת, משא ומתן וירטואלי נשען פחות על נורמות חברתיות בלתי־מדוברות ויותר על שליטה מודעת בתהליך.
הנוכחות היא קוגניטיבית: מי שמסוגל להגדיר מטרות, להחזיק קו טיעון עקבי ולשלוט בקצב – משפיע יותר, גם ללא יתרון היררכי מובהק.
משא ומתן וירטואלי בין צוותים מרוחקים גיאוגרפית
כאשר משא ומתן מתקיים בין צוותים המרוחקים זה מזה גיאוגרפית – אזורי זמן שונים, הקשרים תרבותיים שונים ומבנים ארגוניים נפרדים – ההשפעה של הפלטפורמה הווירטואלית מתעצמת.
ספרות מחקרית על צוותים מבוזרים מצביעה על כך שמרחק פיזי מפחית תיאום ספונטני ומעלה את הסיכון ל:
- אי־בהירות סמכות
- פערי מידע
- פרשנות שונה של מחויבות והתקדמות
במצבים אלו, משא ומתן ויזואלי דורש תיחום ברור בין שלבי דיון לשלבי החלטה, הגדרה מפורשת של בעלי סמכות, וניהול מודע של פערי זמן. ללא מסגור כזה, תהליכי קבלת החלטות נוטים “לזלוג” לשיחות פנימיות שאינן שקופות לכל הצדדים.
כוח לא־מילולי והשלכותיו
במשא ומתן פרונטלי, שפת גוף, קשר עין, תנוחת ישיבה, ותזמון הפסקות מהווים מקורות מידע משמעותיים. מחקרים מראים כי משתתפים נוטים להסיק מסקנות על ביטחון, גמישות ונחישות גם כאשר אין שינוי בתוכן המילולי.
במשא ומתן ויזואלי, רוב האותות הללו נחלשים או נעלמים.
כתוצאה מכך:
- כוח המבוסס על נוכחות פיזית או כריזמה טבעית נחלש
- כוח המבוסס על בהירות, עקביות ומבנה טיעוני מתחזק
זהו מעבר מדומיננטיות אינטראקטיבית לדומיננטיות קוגניטיבית.
קצב, שתיקה וקבלת החלטות
שתיקה במשא ומתן פרונטלי מתפקדת לעיתים ככלי לחץ.
במשא ומתן וירטואלי, אותה שתיקה עלולה להתפרש כחוסר קשב, תקלה טכנית או היעדר ביטחון.
מחקרים על קבלת החלטות במרחבים דיגיטליים מצביעים על נטייה “לסגור פערים” מהר יותר, גם במחיר ויתורים, בעיקר בשל עומס קוגניטיבי ועייפות מסך. לכן, שליטה בקצב הפכה למיומנות מרכזית במשא ומתן ויזואלי.
ממצא אמפירי: משא ומתן בעסקאות מורכבות בתקופת הקורונה
במהלך השנים 2020–2021, תהליכי משא ומתן בעסקאות מיזוג ורכישה התנהלו במידה רבה ללא מפגשים פיזיים. סקירות מקצועיות הצביעו על כך שהדיונים נטו להתמקד בפרמטרים מדידים (שווי, תנאים, לוחות זמנים), בעוד שנושאים רכים יותר – תרבות, יחסי הנהלה, מנגנוני עבודה – טופלו בשלב מאוחר יותר או באופן חלקי.
במקרים מסוימים, פער זה התבטא בקשיים לאחר החתימה. ממצא זה מחזק את ההנחה כי משא ומתן וירטואלי אינו פוגע בהכרח ביעילות, אך מחייב השלמה מודעת של רכיבים שאינם “עולים מעצמם”.
טכניקות מבוססות מחקר למשא ומתן ויזואלי
- מסגור מוקדם של התהליך – הגדרת מטרות, שלבים וסמכויות לפני הדיון עצמו
- ניהול קצב מודע – האטה יזומה, סיכומי ביניים והפרדה בין דיון להחלטה
- שימוש מושכל בכלים כתובים – מסמכים משותפים כעוגן קוגניטיבי
- זיהוי עייפות החלטות – הבחנה בין הסכמה פונקציונלית להסכמה יציבה
מסקנה: הבדלים מבניים, קוגניטיביים וטכניקות נדרשות
הבחירה בין משא ומתן פרונטלי למשא ומתן וירטואלי אינה שאלה של העדפה, אלא של התאמה הקשרית.
כל פלטפורמה מפעילה מנגנונים שונים של השפעה, כוח וקבלת החלטות. מנהלים ומקבלי החלטות שאינם מבדילים ביניהן – עלולים לפעול בטכניקות שאינן תואמות את הסביבה שבה מתקיים המשא ומתן בפועל.
